失礼な従業員に関する苦情の手紙を処理する方法

不幸な顧客は、他の人々と苦情を共有することが多いため、どの企業にとっても危険な状況になる可能性があります。 顧客が従業員に対する苦情を申し立てる場合は、顧客を確実に満足させるために慎重かつ完全にそれを管理してください。 失礼な従業員に関する苦情の手紙を処理して、その従業員があなたの会社を代表するように顧客を怒らせ続けないようにします。

1。

あなたが苦情を理解していることを確認するために慎重に手紙を読んでください。 連絡先情報が顧客に含まれているかどうかを確認するために手紙を確認し、電話をかけられるようにします。

2。

可能であれば、顧客に連絡してください。 あなたが電話で顧客と話すときすぐに謝罪をしなさい。 苦情の状況についてさらに何か説明するように顧客に依頼し、顧客が苦情について詳しく説明している場合は注意深く聞いてください。

3。

あなたがあなたが顧客の苦情について理解していると思うことを言い換えなさい。 何が起こったのか理解できるように、苦情を簡単な言葉で繰り返します。

4。

あなたが理解するのを確実にするためにどんな点でも明確にするために質問をしなさい。 あなたの質問に対する顧客の答えを注意深く聞いてください。

5。

あなたが従業員と話すことを顧客に伝えます。 可能であれば、従業員の交代中にその従業員から謝罪を受けるためにあなたの職場に顧客を招待してください。

6。

苦情について従業員と話す。 従業員にこれらの苦情が問題であると考えているかどうか尋ねます。 失礼な行動をやる気にさせた可能性のある根本的な状況を理解するために従業員に質問をする。

7。

あなたが顧客への失礼を容認しないことを従業員に思い出させなさい。 顧客サービスの期待とガイドラインを従業員と一緒に更新して、従業員に期待していることを正確に理解できるようにします。

8。

将来の苦情を避けるために従業員と計画を立ててください。 たとえば、特定の状況で従業員がイライラした場合は、その従業員が同僚に援助を求めるように提案します。

9。

不適切なカスタマーサービスに対してこれが唯一の警告であると考えることを従業員に知らせます。 それが再び起こったら彼を手放す以外に選択肢はないと従業員に伝えなさい。 苦情のため、謝罪を受けるために顧客を事業に招待したことを従業員に伝えます。 あなたと彼の両方が彼が到着したときに顧客に心からの謝罪を届けるであろうことを従業員に言いなさい。 また、失礼を補うために顧客に無料の商品またはサービスを提供することを説明します。

10。

顧客があなたのビジネスに到着したときに従業員からの謝罪を監督してください。 従業員の謝罪に加えてあなた自身の謝罪を申し出ます。 悪い気持ちを和らげ、のれんをつくるためのトークンアイテムを顧客に渡します。

先端

• 顧客が連絡用の電話番号を残していない場合は、返信先住所を使用して返信用の手紙を書きます。 手紙の中で、謝罪と無料のアイテムを受け取って顧客を補償するために顧客に謝罪してあなたの事業所に招待してください。 訪問をスケジュールするためにあなたに電話するように顧客に依頼してください。

警告

• これがこの従業員について最初に受け取った苦情ではない場合は、彼女の職務を軽減することを検討してください。 この従業員はあなたが必要とする種類のカスタマーサービスを提供できないかもしれません。