実行範囲の書き方

スコープクリープは多くのプロジェクトマネージャの邪魔になり、適切に管理されないとプロジェクトを破壊する可能性があります。 変化する利害関係者の期待に応えるためにプロジェクトの期待を変更したり、すでに承認されているプロジェクト設計に機能を追加したりすることは、プロジェクトのスケジュール、予算の割り当て、およびリソースに影響します。 明確な作業成果とタイムラインの期待を設定した、作業範囲が十分に実施された文書は、範囲のクリープが発生するのを防ぐための方法です。 しかし、あいまいさが文書を無意味にしないようにするために効果的な作業範囲をどのように書くかを知ることは重要です。

機能と意図

仕事の範囲は、ビジネスサービス契約とほぼ同じです。 法的拘束力はありませんが、SOWはプロジェクトの利害関係者（プロジェクトの結果に関心を持つ人々）とプロジェクト管理者または他の権威者との間の正式な合意です。 SOWは、プロジェクトのマイルストーン、成果物、報告手順の期待値、および各期待値を満たすためのスケジュールなど、以前に交渉され合意されたプロジェクトのパフォーマンス要件を設定します。 これは、実行された作業の進捗状況を測定するためのベンチマークとなり、プロジェクトを正常に完了させることにつながります。

一般的な執筆ガイドライン

SOWの一般的な記述ガイドラインは、ビジネスポリシーまたは手順を記述するためのガイドラインと似ています。 文は明確で簡潔で、要点を伝えるために必要なだけの単語を含むべきです。 プロジェクトの利害関係者からデータ入力チームのメンバーまで、誰でも簡単に理解できるアクティブな音声およびタスク指向の言語を使用してください。 たとえば、頭字語の綴り、用語の定義、チャート、カレンダー、その他の視覚的な補助を含めて、期待を明確にし、ドキュメントを読みやすくします。

SOWフォーマット

SOWを用語集、プロジェクト定義ステートメント、プロジェクト目標の概要をまとめたステートメント、各目標の達成方法の説明、プロジェクト成果物と責任者の詳細なリスト、マイルストーンと所定のプロジェクトを表示するカレンダーまたはリストなど、会議の日程、およびプロジェクトタスクを完了し、プロジェクト成果物を提出するためのタイムライン。 全体として、SOWの各セクションには、プロジェクト、その期待、および関係者の責任の明確な全体像を描く必要があります。

プロジェクトベンチマーク測定

SOWの各セクションには、実行された作業を評価し、プロジェクトを順調に進めるためのベンチマーク測定値を含める必要があります。 ベンチマークは、個人的な解釈の余地を残さない、明確で測定可能な定量的または定性的評価です。 数値、日付、時間、および割合の計算は、定量的ベンチマークの例です。 定性的なベンチマークは、あいまいさのヒントを含めることさえできないため、記述するのが面倒になることがあります。 たとえば、「エンドユーザーのニーズに対応するためのヒントシートを作成する」と書かれた成果物は、成果物を識別しますが、あいまいであり、個人的な解釈には大きな余地があります。 はるかに効果的で簡単に測定できる成果物は、「2段階のセットアッププロセスを説明し、パスワードポリシーを説明し、パスワードを作成するための手順の概要を説明した1ページのヒントシートを書く」です。