入札拒絶書簡の書き方

請負業者や会社を転職させることは決して簡単ではありませんが、状況を丁寧に通知することが適切な方法です。 手紙を書くことは、会社とコミュニケーションをとるための、プロフェッショナルでありながら非対立的な方法です。 手紙の調子は丁寧で、なぜ入札が拒否されたのかを説明しているはずです。 この特定の状況がうまくいかないにもかかわらず、将来のコラボレーションへの希望を示すことによって関係を友好的にしてください。

1。

プロの調子と構造で文字をフォーマットします。 会社のレターヘッドを使用し、日付を一番上に置き、入札会社の名前と住所を含めます。 「Dear Mr. Jones」のように適切な挨拶を書きます。

2。

彼らの入札について会社に感謝します。 特定の入札のプロジェクトと日付を記入してください。 複数のプロジェクトが同時に進行している場合は、いくつかの会社が多数の入札を提出した可能性があります。 彼らが拒否されている特定の入札を理解していることを確認してください。

3。

彼らの提案、過去の仕事または評判について請負業者を補完します。 手紙が丁寧で前向きなままであるように会社について言うのが良い何かを見つけてください。

4。

入札を拒否します。 見積もりの​​費用が高すぎる、または他の会社がプロジェクトの詳細についてより多くの経験を持っているなど、拒否の理由を説明します。 また、入札に問題があるかどうかを言うこともできます。これは、請負業者が将来同じ間違いをしないようにするのに役立ちます。 たとえば、入札会社が下請け業者を何層も使用していることがありますが、これはあなたにとってうまくいかなかった要因です。

5。

将来一緒に働くことを楽しみにしていると言って、手紙を閉じてください。 常に扉を将来の機会に開放しておくことは、良いビジネス慣行になり得ます。 あなたはこの特定の請負業者がいつの間にか割り当てに最適であることを知ることはありません。

6。

「誠意をこめて」のような適切な終結で手紙を終えなさい。

警告

• 単に請負業者や会社に電話するのではなく、常に公式の入札拒否書簡を送ってください。 書面による拒絶を持つことは、拒絶された当事者があなたの業務に対して契約または約束の約束があったとして異議を唱えようと試みたとしても混乱を避けることができます。