不幸な顧客に手紙を書く方法

不幸な顧客への対処方法を学び、対立する状況を広めることは、事業主が習得できる最も重要なスキルの1つです。有効かどうかに関係なく、顧客からの苦情が他人に波及し、予期しない方法であなたの事業活動を損なう可能性があります。優雅な手紙を書くことは良い広報以上のものです。あなたの会社の良い名前を引き換えて、不幸な顧客を再び幸せな顧客に変えることができるのは良いビジネスです。

1。

顧客の苦情についてできる限り多くの情報を収集します。あなたの記録を調査し、苦情に関与している可能性のある従業員と話す。

2。

あなたが言うことはあなたがそれを言う方法よりも重要性が低いと見なされるかもしれないことを知って、あなたの言葉を慎重に選びなさい。思いやりがあり、誠実で、守備的で怒っているわけではない、平等な口調を目指してください。

3。

苦情の丁寧な概観と顧客の不幸の承認であなたの手紙を開きます。あなたの会社が過失であると確信しているのでなければ、状況をお詫び申し上げます。たとえば、顧客がサービスに対して過大請求されているが、実際には料金の誤解があると顧客が考えている場合、「私たちの診療所への最近の訪問が請求書になったことに悩んでいることを理解できます$ XXX.XXの

4。

エラーがあった場合は心からお詫び申し上げます。不幸な顧客はビジネスの合法的な欠陥を指摘することができるので、あなたの手順とあなたが状況を直すために取っているステップのどんな欠点でも認めます。例えば、あなたの料金は確かに請求書に記載されるかもしれません、しかしタイプは簡単に逃すことができるほど小さいかもしれません。または、従業員が顧客との料金の口頭による見直しを忘れた可能性があります。優れた顧客サービスは、多くの場合、企業とその顧客との間の優れたコミュニケーションにかかっていると述べ、欠陥を明らかにしてくれた顧客に感謝します。あなたの会社がその苦情に対して責任を負うことができないと確信している場合は、単純にあなたの会社の料金を概説してください。

5。

あなたの会社のカスタマーサービスに対するコミットメントと「状況を正しくする」というあなたの意欲を誇りに思います。熱心な顧客が状況を利用して絶望的で費用のかかる状況に陥る可能性があるので、あなたの申し出をやり過ぎないでください。そうではなく、顧客の後援があなたにとって重要であり、あなたが「一緒に私たちが互いに有益な配慮に到達できることを願っている」と言ってください。

6。

あなたがこの件についてさらに議論できるように、数日以内に顧客に電話することを約束して書簡を閉じてください。それから彼女が好めば代わりにあなたに電話するように顧客を歓迎します。彼女の後援のためにそして「何年もの間」あなたのビジネス関係を続ける機会のための顧客に感謝します。